Regels voor zakelijk e-mailgebruik

Spreek gedragsregels af over het gebruik van e‑mail. Binnen de organisatie kan bijvoorbeeld worden afgesproken of email uitsluitend gebruikt wordt voor zakelijke correspondentie of ook voor informele berichten aan collega's.

Als e‑mail ook wordt gebruikt voor officiële communicatie naar cliënten, leg dan vast welke stukken wel en welke zeker niet per e-mail worden verzonden.

Laat een e‑mailbericht dat boos is gesteld nog even een uur of dag liggen en lees het dan nog eens door voor u het verzendt. Bedenk of u hetgeen erin staat ook persoonlijk zou durven zeggen en verstuur, als dit niet zo is, het bericht dan niet.

Maak in e-mails veelvuldig gebruik van witregels, zodat de e‑mail overzichtelijk blijft.

Geef bij voorkeur altijd een duidelijk onderwerp aan uw bericht. Op deze wijze kan de ontvanger bepalen of het bericht direct gelezen moet worden.

Wees voorzichtig in het gebruik van humor in e‑mail. Aangezien de ontvanger u niet persoonlijk kan zien, kan de humor ook minder goed leuk uitgelegd worden.

Wees kritisch in het gebruik van cc. Stuur alleen dan een bericht ter kennisneming als het ook relevant is voor die persoon. Stuur het niet alleen omdat het zo makkelijk is

Lees altijd eerst alle berichten in uw postbus door voor u een bericht beantwoordt. Wellicht heeft iemand al een antwoord op een bericht geformuleerd of een toelichting of aanvulling op een bericht aan u gestuurd, waardoor u wellicht uw eigen antwoorden anders geformuleerd zou hebben.

Als u een lang bericht moet versturen, kies er dan voor het bericht kort te houden en de inhoudelijke tekst toe te voegen in een attachment. Dit houdt het overzichtelijk voor de ontvanger.